مدیریت پروژه از صفر تا صد | همه چیز درباره مدیریت پروژه، از برنامه‌ریزی تا اجرا

مدیریت پروژه اصولی بهره‌وری را افزایش می‌دهند
مدیریت پروژه یکی از مهارت‌های کلیدی در کسب‌وکارها به شمار می‌رود و نقشی کلیدی در دستیابی به موفقیت دارد. بدون داشتن رویکرد مدیریتی مشخص برای کنترل وظایف و منابع، دستیابی به اهداف تعیین‌شده کاری دشوار است. کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ به اصولی مشخص نیاز دارند تا فرآیند‌های برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و ارائه پروژه را با هماهنگی کامل بین اعضای تیم‌های کاری انجام دهند. به همین دلیل مدیران و کارکنان باید به اصول مدیریت پروژه از صفر تا صد تسلط داشته باشند. در این صفحه اصول مدیریت پروژه را به شما ارائه می‌دهیم.
 

منظور از مدیریت پروژه از صفر تا صد چیست؟
مدیریت پروژه فرآیندی است که تمامی فعالیت‌های لازم برای دستیابی به اهداف یک پروژه خاص را شامل می‌شود. تمامی مراحل برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، اجرا و نظارت باید بادقت انجام شوند تا نتیجه نهایی با نیازهای کارفرما مطابقت داشته باشند. همچنین این فرآیندها باید به‌گونه‌ای اجرا شوند که از منابع، زمان و هزینه‌ها به‌صورت کنترل‌شده استفاده شود. 
در واقع، مدیریت پروژه چارچوبی ارائه می‌دهد که تیم‌ها به کمک آن می‌توانند وظایف خود را مطابق با اهداف پروژه اجرا کنند. این چارچوب شامل روش‌ها و استانداردهای مختلفی است که نمونه‌های معروفی از آن موجود هستند.
برخی از انواع مجموعه اصول مدیریت پروژه عبارتند از:
•    اصول PMBOK: اصول مدیریت پروژه از صفر تا صد PMBOK شامل مجموعه‌ای پنج‌گانه از استانداردها هستند. این اصول از مراحل شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و خاتمه تشکیل می‌شوند و حوزه‌های مدیریت زمان، هزینه، کیفیت و منابع انسانی در نیز پوشش می‌دهند
•    اصول Agile: این روش بر تعاملات تیمی، تحویل تدریجی و سازگاری با تغییرات تاکید دارد. رویکرد چابک به جای برنامه‌ریزی دقیق در درازمدت، بر تحویل مداوم محصول در بازه‌های کوتاه‌مدت و انعطاف‌پذیری در برابر نیازهای مشتری تمرکز می‌کند. هدف از اصول Agile ارتقا همکاری، ایجاد شفافیت و بهبود مستمر در فرآیندهای اجرای پروژه است
•    اصولLean : برای بهینه‌سازی منابع و کاهش هدررفت‌ می‌توانید از این اصول استفاده کنید. این رویکرد از تحلیل و بهبود مستمر فرآیندها برای افزایش کارایی استفاده می‌کند و هدف آن ارائه بیشترین ارزش با کمترین اتلاف است و به‌ویژه در پروژه‌هایی که با مواد اولیه سروکار دارند از آن استفاده می‌شود
 
کنترل کامل روند اجرایی با استفاده از چرخه مدیریت پروژه
یکی از روش‌های رایج برای اجرای امور کاری، استفاده از چرخه عمر پروژه است. این چرخه چهار فاز اصلی دارد که شما با کمک آن‌ها می‌توانید بهینه‌سازی کاملی از فعالیت‌ها تیم کاری خود داشته باشید. در ادامه هر یک از مراحل این چرخه مدیریت پروژه از صفر تا صد را به شما معرفی می‌کنیم.
شروع پروژه؛ قدم اول برای موفقیت کاری
در اولین مرحله، شما باید هدف پروژه‌تان را مشخص کنید. همچنین ذی‌نفعان اصلی نیز در اینجا شناسایی می‌شوند تا بتوانید برنامه‌ریزی‌های اولیه را مطابق با بودجه تقریبی مشخص کنید. پیشنهاد می‌کنیم در این فاز از ابزارهایی مانند مدل کسب‌وکار یا ماتریس ذی‌نفعان برای تحلیل بهتر استفاده کنید. در ادامه تیم پروژه نیز انتخاب می‌شود و شما باید برای دریافت تمامی مجوزهای لازم برای شروع کار اقدام کنید.
تعریف دقیق اهداف پروژه و تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) از دیگر اقدامات این فاز هستند. همچنین شما باید منشور پروژه را که مبنای تمام فعالیت‌های بعدی است، تهیه کنید. در این سند اهداف کلی پروژه، دامنه، محدودیت‌ها، منابع مورد نیاز و نقش‌های کلیدی اعضای تیم مشخص می‌شوند.
برنامه‌ریزی؛ سنگ بنای مدیریت صفر تا صد پروژه
مرحله برنامه‌ریزی شامل نوشتن برنامه‌ای کامل برای پروژه است که تمام جزئیات مانند زمان‌بندی، تخصیص منابع و شناسایی ریسک‌ها را پوشش می‌دهد. استفاده از ابزارهایی مانند گانت چارت و ساختار شکست کار در این مرحله می‌تواند وظایف شما را ساده کند.
دقت کنید که برنامه‌ریزی موثر باید انعطاف‌پذیر باشد تا در صورت بروز تغییرات غیرمنتظره، امکان بازنگری در آن وجود داشته باشد. همچنین شناسایی وظایف بحرانی و تخصیص منابع کافی به آن‌ها، نقش مهمی در کاهش تاخیر دارد. وظایف بحراتی، فعالیت‌هایی هستند که تنها در صورت اجرای صحیح آن‌ها می‌توان سایر مراحل را اجرا کرد.

 
مرحله اجرا؛ تبدیل ایده‌ها به واقعیت
در فاز اجرایی، فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده به واقعیت تبدیل می‌شوند. تیم پروژه وظایف خود را انجام می‌دهد و مدیر پروژه نظارت می‌کند تا همه چیز طبق برنامه پیش برود. ارتباطات موثر بین اعضا و مدیریت تیم در این فاز اهمیت بسیاری دارد و به همین دلیل باید از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه استفاده کرد. این نرم‌افزارها امکانات متعددی برای نظارت و اجرای دقیق روندها ارائه می‌دهند.
برخی از مزایای استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای اجرای وظایف عبارتند از:
•    قابلیت رشد: شما می‌توانید به‌آسانی تغییرات لازم را در پروژه‌های خود ایجاد کنید و آن‌ها را با نیازهای جدید کارفرما مطابقت دهید
•    مشاهده تقویم زمانی: تمامی اعضای تیم می‌توانند با مشاهده تقویم اجرایی امور، به برنامه‌ریزی فعالیت‌ها دسترسی داشته باشند. در این شرایط ترتیب اجرای وظایف بحرانی رعایت می‌شود و شما می‌توانید از اجرای صحیح فعالیت‌ها اطمینان حاصل کنید
•    دریافت اعلان‌ها: با استفاده از سیستم اعلان خودکار، شما همواره خبرهای مهم در زمینه اجرای پروژه را دریافت می‌کنید و مدیریت به کار ساده‌تری تبدیل می‌شود
•    تقسیم‌بندی وظایف: با استفاده از ابزارهای متنوعی مانند گانت چارت و لیست‌های متنوع شما می‌توانید وظایف را متناسب با برنامه‌ زمانی تنظیم کنید
تحویل پروژه به کارفرما
در فاز نهایی، اصلاحات نهایی پروژه اجرا می‌شوند و کار به کارفرما تحویل داده می‌شود. ارزیابی عملکرد پروژه، بررسی نقاط قوت و ضعف و مستندسازی تجربیات از جمله فعالیت‌های مهم در این مرحله هستند. این اقدامات باعث می‌شوند که فرآیند مدیریت پروژه از صفر تا صد در آینده به کاری ساده‌تر تبدیل شود.
 
با پلتفرم میزیتو پروژه‌های خود را از صفر تا صد مدیریت کنید
مدیریت پروژه فرآیندی پیچیده است و به همین دلیل شما باید از ابزاری دقیق برای برنامه‌ریزی دقیق مراحل اجرای آن استفاده کنید. میزیتو به‌عنوان یک پلتفرم آنلاین مدیریت پروژه امکانات متعددی را به شما ارائه می‌دهد. ما در مجموعه میزیتو با هدف افزایش بهره‌وری سازمانی، ابزارهای مناسبی برای مدیریت کسب‌وکار طراحی کرده‌ایم. سازمان‌های کوچک و بزرگ با کمک پلتفرم میزیتو می‌توانند نظم بیشتری در امور خود ایجاد کنند و با رویکردی متفاوت به اجرای فعالیت‌ها بپردازند. شما می‌توانید برای دریافت مشاوره و ثبت‌نام در میزیتو از دسته‌بندی‌های بالای همین صفحه استفاده کنید.

سوالات متداول
چگونه برنامه‌ریزی مدیریت پروژه را انجام دهیم؟
برای این کار اهداف، منابع و زمان‌بندی را مشخص کنید و از ابزارهای مدیریت پروژه کمک بگیرید.

چگونه پروژه را در هنگام اجرا کنترل کنیم؟
با کمک نرم افزارهای مدیریت پروژه می‌توانید به‌سادگی به پیگیری پیشرفت، روش استفاده از منابع و کنترل زمان از طریق گزارش‌دهی و ابزارهای نظارتی بپردازید.

چگونه تیم پروژه را به بهترین شکل مدیریت کنیم؟
با تعیین وظایف واضح، ارتباط مستمر و ایجاد انگیزه تیمی، شما می‌توانید اعضا را برای دستیابی به اهداف هدایت کنید.